Agentursoftware einführen: 9 Schritte zur erfolgreichen Implementierung
Die Einführung einer Agentursoftware kann eine Agentur auf ein neues Level heben, soweit sind sich alle Experten einig. Mit leistungsstarken Funktionen zur Projekt- und Finanzverwaltung, zur Kundenbetreuung und zur Dokumentenverwaltung sorgt spezialisierte Software für reibungslose Arbeitsabläufe und zufriedene Kunden.
Agentursoftware einführen ist aber keine Aufgabe, die sich schnell nebenbei erledigen lässt, sondern ein komplexer und herausfordernder Prozess. Wie Sie diesen Weg erfolgreich zum Ziel beschreiten und dabei gängige Stolpersteine vermeiden, zeigen wir Ihnen in neun Schritten.
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Inhaltsverzeichnis
Warum Agentursoftware einführen?
Wann ist der beste Zeitpunkt, um Agentursoftware einzuführen?
Wo liegen die Stolpersteine beim Einführen einer neuen Agentursoftware?
9 Schritte zur erfolgreichen Einführung von Agentursoftware
Warum LEADING Job als Agentursoftware einführen?
Individuelle Bedarfsanalyse und Prozessoptimierung
Umfassende Schulungen für Ihr Team
Support, der Sie kennt und versteht
Kostenfreie Updates und Verbesserungen
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Warum Agentursoftware einführen?
Was davon kommt Ihnen bekannt vor? Kostenvoranschläge werden in Word erstellt, der Taschenrechner wird für die Angebotskalkulation gezückt. Die Zeiterfassung, wenn sie denn stattfindet, passiert grobteilig, die Joblisten werden in selbst erstellten Formularen verwaltet. Fremdbelege werden vor jeder Rechnungserstellung hektisch zusammengesucht und Outlook muss zur Adressverwaltung herhalten. Fürs Agentur-Controlling kommen umständliche Excel-Tabellen zum Einsatz.
Selbst wenn Sie bereits einen Schritt weiter sind und bereits mit einer ERP-Software arbeiten, zählen zu niedrig kalkulierte Angebote, fehlender Überblick, unklare Abläufe und Aufgabenverteilung und ein fehlender Soll-Ist-Vergleich zu den häufigsten Pain Points in der kreativen Branche. Verständlich, dass Sie darüber nachdenken, eine neue Agentursoftware einzuführen, um Ihre Prozesse zu optimieren.
Die Nutzung einer Agentursoftware bietet zahlreiche Vorteile:
- Verbesserte Effizienz: Automatisierung und Vereinfachung vieler Managementaufgaben.
- Bessere Zusammenarbeit: Effektive Kommunikation und Dokumentenfreigabe im Team.
- Umfassender Überblick: Transparenz über alle Projekte, Kunden und Teamaktivitäten.
- Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
- Hohe Sicherheit: Schutz sensibler Daten durch robuste Sicherheitsfunktionen.
- Skalierbarkeit: Flexibilität zur Anpassung an wachsende Anforderungen Ihrer Agentur.
- Erhöhte Kundenzufriedenheit: Optimierte Arbeitsabläufe verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden.
Wann ist der beste Zeitpunkt, um Agentursoftware einzuführen?
Der beste Zeitpunkt, um Agentursoftware einzuführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die die spezifischen Bedürfnisse und Umstände Ihrer Agentur berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Ihnen helfen können, den optimalen Zeitpunkt zu bestimmen:
- Nach der Hauptsaison oder in einer ruhigen Phase: In ruhigeren Phasen haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf die Implementierung und Schulung zu konzentrieren, ohne den Druck der täglichen Arbeitslast.
- Bei einer Neuausrichtung oder Expansion: Wenn Ihre Agentur neue Geschäftsfelder erschließt oder expandiert, ist dies ein guter Zeitpunkt, um Prozesse zu optimieren und mit neuer Software effizienter zu gestalten.
- Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres oder Quartals: Neue Geschäftsjahre oder Quartale sind natürliche Punkte für Veränderungen und Verbesserungen, die Planung und Budgetierung sind bereits im Gange. Starten Sie die Implementierung zu Beginn des neuen Geschäftsjahres, wenn strategische Planungen und Budgets neu festgelegt werden.
- Wenn aktuelle Systeme an ihre Grenzen stoßen: Gibt es Probleme mit der Skalierbarkeit oder entspricht die Sicherheit der bestehenden Software nicht mehr sich ändernden Anforderungen? Dann ist es ebenfalls an der Zeit für eine Umstellung.
- Vor dem Start eines großen Projekts: Auch ein großer Neukunde, der viel Koordination erfordert, kann ein guter Anlass sein, um eine neue Software einzuführen und von Anfang prozessoptimiert zu arbeiten.
Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie den besten Zeitpunkt für die Einführung einer Agentursoftware bestimmen, um die Implementierung reibungslos und erfolgreich zu gestalten.
Wo liegen die Stolpersteine beim Einführen einer neuen Agentursoftware?
Die Einführung einer Agentursoftware kann durch verschiedene Stolpersteine erschwert werden. Eine unzureichende Bedarfsanalyse und unklare Ziele können dazu führen, dass die falsche Software ausgewählt und die gewünschten Ergebnisse nicht erreicht werden. Widerstand der Mitarbeiter und mangelnde Schulung sowie Unterstützung erschweren die effektive Nutzung der neuen Software. Zudem können Datenmigrationsprobleme und unzureichende Ressourcen die Implementierung verzögern oder beeinträchtigen, während unklare Projektverantwortlichkeiten zu Missverständnissen und Verzögerungen führen.
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9 Schritte zur erfolgreichen Einführung von Agentursoftware
- Rahmenbedingungen schaffen: Definieren Sie die Voraussetzungen und Eckdaten des Projekts. Eine gründliche Planung ist unerlässlich, um das Vorhaben nicht im Alltagsgeschäft untergehen zu lassen.
- IST-Analyse: Untersuchen Sie die aktuellen Geschäftsprozesse. Identifizieren Sie Reibungsverluste und nutzen Sie das Wissen und die Ideen der Mitarbeiter, um eine fundierte Bestandsaufnahme zu erstellen.
- Ziele bestimmen: Formulieren Sie konkrete Ziele, die durch die Software erreicht werden sollen, wie Prozessoptimierungen, strategische Ziele oder die Anpassung der Organisationsstruktur.
- SOLL-Definition: Erstellen Sie einen Anforderungskatalog, der auf den definierten Zielen basiert. Dieser sollte eine Balance zwischen allgemeinen und detaillierten Anforderungen bieten.
- Evaluation: Recherchieren Sie geeignete Softwarelösungen und Anbieter. Erstellen Sie eine Vorauswahl basierend auf Ihren Anforderungen und verdichten Sie diese Liste auf wenige Kandidaten.
- Feinauswahl und Pitch: Laden Sie die besten Anbieter zur Präsentation ihrer Software ein, idealerweise vor Ort, um den Anbieter und die Software gründlich zu bewerten.
- Kostenkalkulation und Vertragsgestaltung: Kalkulieren Sie die Gesamtkosten, einschließlich Lizenzgebühren, Implementierung und Wartung. Prüfen und verhandeln Sie die Verträge sorgfältig, um langfristig die besten Konditionen zu erhalten.
- Einführungsprozess - Vorbereitung und Umsetzung: Bereiten Sie die Einführung gründlich vor, indem Sie Daten bereinigen und alle notwendigen Materialien bereitstellen. Schulen Sie die Mitarbeiter intensiv und passen Sie die Software an Ihre Prozesse an.
- Live Going und kontinuierliche Verbesserung: Starten Sie die Software in einer weniger arbeitsintensiven Phase. Fördern Sie den Austausch über das neue System und etablieren Sie einen kontinuierlichen Verbesserungsprozess, um die Nutzung und Effizienz der Software langfristig zu gewährleisten.
Durch die Berücksichtigung dieser Schritte können Sie die Einführung Ihrer Agentursoftware erfolgreich gestalten und die oben genannten Stolpersteine vermeiden.
Warum LEADING Job als Agentursoftware einführen?
Die Einführung einer neuen Software ist eine Herausforderung auch für eine erfahrene Agenturführung. Sie müssen dabei das Rad nicht neu erfinden, sondern können sich hier auf die gesammelten Best Practice Erfahrungswerte eines Softwareanbieteres verlassen, der bereits seit 30 Jahren die Prozesse von Agenturen abbildet und optimiert.
Bei der Implementierung von LEADING Job bieten wir umfassende Unterstützung und exzellenten Support während des gesamten Einführungsprozesses. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von LEADING Job ausschöpfen können.
Individuelle Bedarfsanalyse und Prozessoptimierung
Wir analysieren mit Ihnen gemeinsam Ihre spezifischen Bedürfnisse. Wo sinnvoll, passen wir LEADING Job an Ihre etablierten Prozesse an. Und wo nötig begleiten wir Sie beim Umstieg auf neue, optimierte Prozesse. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um die beste Lösung für Ihre Agentur zu finden.
Umfassende Schulungen für Ihr Team
Wir bieten Schulungen und Workshops an, um Ihr Team mit allen Funktionen und Möglichkeiten von LEADING Job vertraut zu machen. Dadurch stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter die Software effizient nutzen können.
Support, der Sie kennt und versteht
Auch nach der Einführung steht Ihnen unser technischer Support jederzeit zur Verfügung. Sie sprechen immer mit dem Ihnen zugeordneten Kundenbetreuer, dem Sie und Ihre Agentur kennt und der bei jeder Supportanfrage ohne lange Erklärungen immer sofort im Bilde ist. Wir bieten Ihnen verschiedene Support-Kanäle, darunter Telefon, E-Mail und Live-Chat, um Ihnen jederzeit zu helfen.
Immer auf dem neuesten Stand: Kostenfreie Updates und Verbesserungen
LEADING Job wird ständig weiterentwickelt und verbessert, um den sich ändernden Anforderungen Ihrer Agentur gerecht zu werden. Wir informieren Sie regelmäßig über Updates und neue Funktionen, die Ihre Arbeitsabläufe weiter optimieren.
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