Agentursoftware einführen: 9 Schritte zur erfolgreichen Implementierung

Was davon kommt Ihnen bekannt vor? Kostenvoranschläge werden in Word erstellt, der Taschenrechner wird für die Angebotskalkulation gezückt. Die Zeiterfassung, wenn sie denn stattfindet, passiert grobteilig, die Joblisten werden in selbst erstellten Formularen verwaltet. Fremdbelege werden vor jeder Rechnungserstellung hektisch zusammengesucht und Outlook muss zur Adressverwaltung herhalten. Fürs Agentur-Controlling kommen umständliche Excel-Tabellen zum Einsatz.

Selbst wenn Sie bereits einen Schritt weiter sind und bereits mit einer ERP-Software arbeiten, zählen zu niedrig kalkulierte Angebote, fehlender Überblick, unklare Abläufe und Aufgabenverteilung und ein fehlender Soll-Ist-Vergleich zu den häufigsten Pain Points in der kreativen Branche. Verständlich, dass Sie darüber nachdenken, eine neue Agentursoftware einzuführen, um Ihre Prozesse zu optimieren.

Die Nutzung einer Agentursoftware bietet zahlreiche Vorteile:

• Verbesserte Effizienz: Automatisierung und Vereinfachung vieler Managementaufgaben.
• Bessere Zusammenarbeit: Effektive Kommunikation und Dokumentenfreigabe im Team.
• Umfassender Überblick: Transparenz über alle Projekte, Kunden und Teamaktivitäten.
• Fehlerreduktion: Automatisierte Prozesse minimieren das Risiko menschlicher Fehler.
• Hohe Sicherheit: Schutz sensibler Daten durch robuste Sicherheitsfunktionen.
• Skalierbarkeit: Flexibilität zur Anpassung an wachsende Anforderungen Ihrer Agentur.
• Erhöhte Kundenzufriedenheit: Optimierte Arbeitsabläufe verbessern die Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden.

Wann ist der beste Zeitpunkt, um Agentursoftware einzuführen?

Der beste Zeitpunkt, um Agentursoftware einzuführen, hängt von verschiedenen Faktoren ab, die die spezifischen Bedürfnisse und Umstände Ihrer Agentur berücksichtigen. Hier sind einige wichtige Überlegungen, die Ihnen helfen können, den optimalen Zeitpunkt zu bestimmen:

• Nach der Hauptsaison oder in einer ruhigen Phase: In ruhigeren Phasen haben Ihre Mitarbeiter mehr Zeit und Ressourcen, um sich auf die Implementierung und Schulung zu konzentrieren, ohne den Druck der täglichen Arbeitslast.
• Bei einer Neuausrichtung oder Expansion: Wenn Ihre Agentur neue Geschäftsfelder erschließt oder expandiert, ist dies ein guter Zeitpunkt, um Prozesse zu optimieren und mit neuer Software effizienter zu gestalten.
• Zu Beginn eines neuen Geschäftsjahres oder Quartals: Neue Geschäftsjahre oder Quartale sind natürliche Punkte für Veränderungen und Verbesserungen, die Planung und Budgetierung sind bereits im Gange. Starten Sie die Implementierung zu Beginn des neuen Geschäftsjahres, wenn strategische Planungen und Budgets neu festgelegt werden.
• Wenn aktuelle Systeme an ihre Grenzen stoßen: Gibt es Probleme mit der Skalierbarkeit oder entspricht die Sicherheit der bestehenden Software nicht mehr sich ändernden Anforderungen? Dann ist es ebenfalls an der Zeit für eine Umstellung.
• Vor dem Start eines großen Projekts: Auch ein großer Neukunde, der viel Koordination erfordert, kann ein guter Anlass sein, um eine neue Software einzuführen und von Anfang prozessoptimiert zu arbeiten.

Durch die Berücksichtigung dieser Faktoren können Sie den besten Zeitpunkt für die Einführung einer Agentursoftware bestimmen, um die Implementierung reibungslos und erfolgreich zu gestalten.

Wo liegen die Stolpersteine beim Einführen einer neuen Agentursoftware?

Die Einführung einer Agentursoftware kann durch verschiedene Stolpersteine erschwert werden. Eine unzureichende Bedarfsanalyse und unklare Ziele können dazu führen, dass die falsche Software ausgewählt und die gewünschten Ergebnisse nicht erreicht werden. Widerstand der Mitarbeiter und mangelnde Schulung sowie Unterstützung erschweren die effektive Nutzung der neuen Software. Zudem können Datenmigrationsprobleme und unzureichende Ressourcen die Implementierung verzögern oder beeinträchtigen, während unklare Projektverantwortlichkeiten zu Missverständnissen und Verzögerungen führen.

Die Einführung einer neuen Software ist eine Herausforderung auch für eine erfahrene Agenturführung. Sie müssen dabei das Rad nicht neu erfinden, sondern können sich hier auf die gesammelten Best Practice Erfahrungswerte eines Softwareanbieteres verlassen, der bereits seit 30 Jahren die Prozesse von Agenturen abbildet und optimiert.

Bei der Implementierung von LEADING Job bieten wir umfassende Unterstützung und exzellenten Support während des gesamten Einführungsprozesses. Unser Ziel ist es, sicherzustellen, dass Sie das volle Potenzial von LEADING Job ausschöpfen können.

Individuelle Bedarfsanalyse und Prozessoptimierung

Wir analysieren mit Ihnen gemeinsam Ihre spezifischen Bedürfnisse. Wo sinnvoll, passen wir LEADING Job an Ihre etablierten Prozesse an. Und wo nötig begleiten wir Sie beim Umstieg auf neue, optimierte Prozesse. Unser Team arbeitet eng mit Ihnen zusammen, um die beste Lösung für Ihre Agentur zu finden.

Umfassende Schulungen für Ihr Team

Wir bieten Schulungen und Workshops an, um Ihr Team mit allen Funktionen und Möglichkeiten von LEADING Job vertraut zu machen. Dadurch stellen wir sicher, dass alle Mitarbeiter die Software effizient nutzen können.

Support, der Sie kennt und versteht

Auch nach der Einführung steht Ihnen unser technischer Support jederzeit zur Verfügung. Sie sprechen immer mit dem Ihnen zugeordneten Kundenbetreuer, dem Sie und Ihre Agentur kennt und der bei jeder Supportanfrage ohne lange Erklärungen immer sofort im Bilde ist. Wir bieten Ihnen verschiedene Support-Kanäle, darunter Telefon, E-Mail und Live-Chat, um Ihnen jederzeit zu helfen.

Immer auf dem neuesten Stand: Kostenfreie Updates und Verbesserungen

LEADING Job wird ständig weiterentwickelt und verbessert, um den sich ändernden Anforderungen Ihrer Agentur gerecht zu werden. Wir informieren Sie regelmäßig über Updates und neue Funktionen, die Ihre Arbeitsabläufe weiter optimieren.

 Erfahren Sie mehr darüber, wie LEADING Job Ihren wirtschaftlichen Erfolg unterstützt und dazu beitragen kann, ein effizientes Agentur Controlling aufzusetzen. Nehmen Sie dazu einfach Kontakt zu uns auf und lassen Sie sich individuell beraten, wie Sie Prozesse in Ihrer Agentur digitaler, effizienter und erfolgreicher gestalten können.