Die Krux der Zeiterfassung, wie Agentursoftware helfen kann + die 10 besten Lösungen im Vergleich
Hand hoch, wenn Sie Ihre Zeiterfassung lieben! Niemand? Hätten wir auch nicht erwartet. Zeiterfassung würde in einem Ranking der beliebtesten Tätigkeiten in einer Agentur wohl auf einem der letzten Plätze landen, gleich nach Preisverhandlungen mit knausrigen Kunden und dem Erstellen von Unterlagen für unerwartete Finanzamtsprüfungen. Aber wissen Sie was? Genau in solchen Fällen kann Ihnen eine ordentliche Zeiterfassung, sei es mit einer eigenen App oder integriert in Ihre Agentursoftware, den Tag retten.
Wer auf Zeiterfassung verzichtet, dem fehlt die Grundlage für die Bewertung von Projektrentabilität, die Planung von Ressourcen und die Optimierung von Arbeitsprozessen.
Und jetzt bitte die Hände hoch, wer auf Zeiterfassung verzichten will! Genau, dachten wir uns schon. Und deswegen haben wir hier für Sie einen Überblick zusammengestellt, welche Arten der Zeiterfassung es gibt und was die Vor- und Nachteile der einzelnen Lösungen sind. Neben einer Zusammenfassung der Anforderungen an eine effektive Zeiterfassung in Werbeagenturen haben wir einen Überblick über die Anbieter von Zeiterfassungssoftware zusammengestellt und geben Ihnen abschließend Tipps für die erfolgreiche Implementierung und die Förderung einer Kultur der Zeiterfassung in Ihrer Agentur.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Zeiterfassung für Agenturen wichtig?
Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
Spezialisierte Zeiterfassungs-Apps
Was sind die Anforderungen an eine effektive Zeiterfassung in Werbeagenturen?
Warum LEADING Job die beste Agentursoftware für Ihre Zeiterfassung ist
Urlaubs- und Anwesenheitsübersicht
Funktionsvergleich der Anbieter von Zeiterfassungssoftware
Wie fördert man eine Kultur der Zeiterfassung?
Warum ist Zeiterfassung für Agenturen wichtig?
Eine präzise Zeiterfassung kann für eine Agentur den Unterschied zwischen Erfolg und Misserfolg ausmachen. Sie leben davon, dass Sie Ihren Kunden Ihre Zeit in Rechnung stellen. Kreative können besser planen und Prioritäten setzen, Account Manager können transparente Berichte liefern, Projektmanager den Fortschritt genau verfolgen und die Finanzabteilung wichtige Daten für die Budgetplanung, die Kostenkalkulation und die Analyse der Rentabilität von Projekten gewinnen.
So die Theorie. Klingt alles logisch und im besten Interesse aller Mitarbeiterinnen, sich zeitnah und präzise um die Zeiterfassung zu kümmern. Warum ist das Thema dann in so vielen Agenturen ein leidiges?
Weil man leicht mal die Zeit aus den Augen zu verlieren, besonders wenn man in einem kreativen Flow oder mitten in einem herausfordernden Projekt steckt. Und dann gibt es noch die Sache mit der Technologie – manchmal scheinen die Zeiterfassungstools komplizierter zu sein, als sie sein sollten. Außerdem gibt es immer wieder Diskussionen über Datenschutz und Compliance, was die Sache nicht unbedingt einfacher macht. Und das Gefühl, durch die Agentursoftware Zeiterfassung überwacht zu werden, ist auch nicht gerade angenehm. Aber am Ende des Tages kommt keine Agentur ohne genaue Zeiterfassung aus. Und die Aufgabe einer guten Zeiterfassungssoftware ist es, Sie dabei bestmöglich zu unterstützen.
Welche Arten der Zeiterfassung gibt es?
In der Vergangenheit verließen sich viele Werbeagenturen auf traditionelle Methoden wie manuelle Excel-Tabellen oder papierbasierte Systeme zur Zeiterfassung. Diese Ansätze waren jedoch oft zeitaufwändig, fehleranfällig und schwer zu verwalten. Moderne Agentursoftware zur Zeiterfassung bietet eine Vielzahl von Lösungen, die die Arbeitsabläufe optimieren können:
Stempeluhrsysteme
Traditionelle Stempeluhrsysteme erfordern, dass MitarbeiterInnen beim Betreten und Verlassen des Büros ihre Arbeitszeiten stempeln. Moderne Systeme können jedoch auch digitale Varianten sein, bei denen MitarbeiterInnen ihre Zeiten elektronisch erfassen, z. B. mit RFID-Karten oder biometrischen Scannern.
Spezialisierte Zeiterfassungs-Apps
Es gibt zahlreiche Softwarelösungen, die speziell für die Zeiterfassung entwickelt wurden. Diese Programme ermöglichen es MitarbeiterInnenn, ihre Arbeitszeiten genau zu erfassen, oft mit Funktionen wie Projektzuordnung, Arbeitsaufzeichnung und Berichterstattung.
Integrierte Lösungen
Einige Werbeagenturen verwenden integrierte Lösungen, die Zeiterfassung mit anderen Aspekten ihres Betriebs verbinden, wie z. B. Projektmanagement, Ressourcenplanung und Abrechnung. Diese Systeme bieten oft eine umfassende Lösung für die Verwaltung von Arbeitszeiten und Ressourcen.
Die Auswahl der geeigneten Zeiterfassungsmethode hängt oft von den spezifischen Anforderungen und Präferenzen der Werbeagentur ab, einschließlich der Größe des Teams, der Art der Projekte und der vorhandenen Infrastruktur.
Was sind die Anforderungen an eine effektive Agentursoftware Zeiterfassung in Werbeagenturen?
Effektive Zeiterfassungssysteme müssen mehr bieten als nur die Erfassung von Arbeitsstunden. Sie sollten auch Funktionen zur Projektzeiterfassung, Urlaubsverwaltung, Budgetüberwachung und Compliance-Regelungen umfassen.
- Arbeitszeiterfassung: Erfassung aller Arbeitsstunden, einschließlich nichtprojektbezogener Tätigkeiten und Homeoffice-Verwaltung.
- Projektzeiterfassung: Exakte Erfassung von produktiven Stunden auf Projektebene, differenziert nach verrechenbaren und nicht verrechenbaren Leistungen.
- Schnelle Rechnungserstellung: Möglichkeit zur raschen Generierung von Rechnungen basierend auf erbrachten Leistungen.
- Compliance: Einhaltung von Stundenfreigabe-Workflows und transparente Protokollierung von Änderungen und Freigaben.
- Reports: Zentrale Kontrolle und Auswertung aller erfassten Zeiten für eine effektive Ressourcenplanung und Budgetierung.
- Importe und Exporte: Nahtlose Integration mit anderen Softwaren und Systemen zur Optimierung der Arbeitsabläufe.
- Persönliche Beratung & Support: Zuverlässiger Kundenservice zur Unterstützung bei Fragen und Problemen.
Optimierung der Agenturarbeit mit LEADING Job: Die umfassende Agentursoftware für Zeiterfassung
Mit der Agentursofware Zeiterfassung von LEADING Job bieten wir eine branchenspezifische Softwarelösung, die nicht nur die Zeiterfassung optimiert, sondern auch eine Vielzahl leistungsstarker Funktionen für die Projektverwaltung und Ressourcenplanung bereitstellt. Hier sind die umfassenden Features im Detail:
Detaillierte Projektzeiterfassung
Mit unserer Software können produktive Stunden auf Projektebene und auf Leistungsebene erfasst werden. Diese granulare Erfassung der erbrachten Leistungen ermöglicht eine detaillierte Projektanalyse und eine optimierte Ressourcenallokation. Zusätzlich können Sie zwischen verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden unterscheiden, um die Rentabilität Ihrer Projekte zu maximieren.
Transparente Arbeitszeiterfassung
Neben projektbezogenen Stunden erfasst LEADING Job auch unproduktive Stunden wie Urlaub, Krankheit oder andere nichtprojektbezogene Tätigkeiten. Die Erfassung erfolgt einfach und transparent, einschließlich automatischer Einberechnung gesetzlicher Pausen und Ruhezeiten. Durch die Möglichkeit, auch nichtprojektbezogene Stunden zu erfassen, behalten Sie stets den Überblick über die Gesamtarbeitszeit Ihrer MitarbeiterInnen.
Flexible Erfassungsmethoden
Unsere Agentursoftware für Zeiterfassung bietet verschiedene Erfassungsmethoden, um den individuellen Bedürfnissen Ihrer MitarbeiterInnen gerecht zu werden. Wählen Sie zwischen der schnellen 3-Klick-Zeiterfassung, der präzisen Stoppuhr mit Start-Stopp-Funktion oder der wöchentlichen Zeiterfassung, je nach Arbeitsweise und Vorlieben. Durch bereits mit vorausgefüllten Jobs und Positionen hinterlegten Zeiterfassungstemplates, können die Arbeitsstunden schnell und einfach erfasst werden, ohne den Workflow Ihrer MitarbeiterInnen zu beeinträchtigen.
Projekt- und Budgetstatus in Echtzeit überwachen
Durch die Integration von Zeiterfassungsdaten direkt in der Jobverwaltung können Projektmanager den tatsächlichen Aufwand mit dem geplanten Budget vergleichen und frühzeitig potenzielle Budgetüberschreitungen erkennen. Sie können den Zeitaufwand für einzelne Aufgaben oder Projektphasen in Echtzeit verfolgten, Ressourcenengpässe identifizieren und rechtzeitig gegensteuern, bevor Feuer am Personaldach ist. So stellen Sie sicher, dass Projekte termingerecht und innerhalb des vereinbarten Budgets abgeschlossen werden.
Vergessen war gestern: Automatische Erinnerungsfunktion
LEADING Job verfügt über eine zweistufige Erinnerungsfunktion, die sicherstellt, dass alle Arbeitsstunden rechtzeitig erfasst werden. MitarbeiterInnen erhalten zunächst eine E-Mail-Benachrichtigung, wenn noch nicht alle Stunden der letzten Woche eingetragen wurden. Falls Stunden auch nach einer zu definierenden Zeit noch nicht erfasst wurden, wird automatisch eine Benachrichtigung an die Person, die für die Stundefreigabe des/der MitarbeiterIn zuständig ist, gesendet. Dadurch wird sichergestellt, dass keine Arbeitsstunden durch Vergessen verloren gehen und die Abrechnungen stets vollständig sind.
Regelkonformität garantiert: LEADING Job's Compliance-Features
Für Agenturen mit strengen Compliance-Regeln oder Kunden mit entsprechenden Anforderungen bietet LEADING Job spezielle Features:
- Stundenfreigabe-Workflow: Implementierung eines Workflow-Systems, bei dem die erfassten Stunden von einem Vorgesetzten oder einem dafür zugewiesenen Mitarbeiter freigegeben werden müssen. Dadurch wird ein Vier-Augen-Prinzip gewährleistet, das den Anforderungen an interne Kontrollen und Compliance-Regeln entspricht.
- Audit-Trail: Alle Änderungen, Löschungen und Freigaben von Stunden werden protokolliert und in einem Audit-Trail festgehalten. Dies ermöglicht eine lückenlose Nachverfolgung aller Aktivitäten im Zusammenhang mit der Zeiterfassung und erleichtert die Überprüfung und Nachvollziehbarkeit für Compliance-Zwecke.
Klarheit durch umfassende Reports
LEADING Job bietet eine Vielzahl von Reports, die wichtige Kennzahlen wie Kundenstunden, Projektbeteiligung und Kostenübersichten enthalten. Diese Reports ermöglichen es Ihnen, den Arbeitsaufwand Ihrer MitarbeiterInnen zu analysieren, die Rentabilität Ihrer Projekte zu bewerten und fundierte Entscheidungen für die Zukunft zu treffen.
Nahtloser Datenaustausch: Import und Exportmöglichkeiten
Unsere Software ermöglicht den einfachen Import und Export von Zeiterfassungsdaten in andere Softwarelösungen. Dadurch können Sie Ihre Daten nahtlos mit anderen Systemen synchronisieren und den Arbeitsaufwand für die Datenerfassung minimieren. Zusätzlich bietet LEADING Job Schnittstellen zu Stempeluhren und Keycardsystemen, um Anwesenheitszeiten und Pausen automatisch zu erfassen.
Freelancer im Griff: Effektives Freelancer-Management
Für Agenturen, die mit externen Freelancern zusammenarbeiten, bietet LEADING Job eine spezielle Funktion zur Verwaltung von Freelancer-Stunden. Erfasste Stunden können direkt in Rechnungen umgewandelt werden, um eine reibungslose Abrechnung externer MitarbeiterInnen zu gewährleisten.
Umbuchung von Stunden
LEADING Job ermöglicht es Ihnen, Stunden nachträglich zu umbuchen und verschiedene Parameter wie Belegart, Verrechenbarkeit und Leistungsposition anzupassen. Dadurch bleiben Ihre Abrechnungen stets korrekt und transparent, auch wenn sich die Rahmenbedingungen ändern.
Retainermanagement
Unsere Agentursoftware Zeiterfassung bietet eine flexible Verwaltung von monatlichen Stundenpauschalen, die unabhängig von der tatsächlich angefallenen Arbeitszeit verkauft werden. Dadurch können Sie Ihren Kunden transparente Abrechnungsmodelle anbieten und gleichzeitig Ihre Umsatzplanung optimieren.
Verschiedene Stundensatzoptionen
LEADING Job ermöglicht die Hinterlegung verschiedener Stundensätze, intern und extern, sowie in verschiedenen Währungen. Dadurch können Sie Ihre Angebote präzise kalkulieren und Kursrisiken minimieren. Zusätzlich können Sie für jeden Kunden individuelle Stundensätze festlegen, um deren spezifische Anforderungen zu berücksichtigen. Bei der Umbuchung von Stunden von einem Kunden auf den anderen werden automatisch auch die entsprechenden Stundensätze berücksichtigt.
Urlaubs- und Anwesenheitsübersicht
Unsere Software ermöglicht die einfache Übersicht von Urlaubsanträgen und die Anzeige von Anwesenheitszeiten im Dashboard. Dadurch behalten Sie stets den Überblick über die Verfügbarkeit Ihrer MitarbeiterInnen und können die Absenzen in der Ressourcenplanung berücksichtigen.
Insgesamt bietet LEADING Job eine umfassende Lösung für die Zeiterfassung in Agenturen, die den Arbeitsalltag Ihrer MitarbeiterInnen effizienter gestaltet und gleichzeitig die Rentabilität Ihrer Projekte steigert. Mit unseren leistungsstarken Features und der benutzerfreundlichen Oberfläche sind Sie optimal für die Herausforderungen der modernen Agenturarbeit gerüstet.
Agentursoftware Zeiterfassung: Funktionsvergleich der Anbieter von Zeiterfassungssoftware*
Funktionen | LEADING Job | Clockodo | Timetac | Timr (Troii) | helloHQ | ZEP | TimeTrack | Moco | QuoJob | Timez |
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Differenzierung der Stundenarten | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Produktive verrechenbare Stunden |
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Produktive, aber nicht verrechenbare Stunden (z.B. Recherche) |
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Unproduktive Stunden (z.B. Urlaub, Krankheit) |
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Projektzeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Erfassung von Arbeitsstunden auf Projektebene |
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Möglichkeit zur Buchung von Stunden auf Leistungsebene |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Unterscheidung zwischen produktiv verrechenbaren und nicht verrechenbaren Stunden |
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Arbeitszeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Erfassung aller nichtprojektbezogenen (unproduktiven) Stunden |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Erfassung von Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich, etc. |
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Automatische Einberechnung gesetzlicher Pausen und Ruhezeiten |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Erfassung von Kernarbeitszeiten | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Homeoffice Verwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||||
Verschiedene Methoden der Zeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
3-Klick-Zeiterfassung | ✓ | ✓ | ✓ | |||||||
Stoppuhr | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Wöchentliche Zeiterfassung |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
2 Textkommentare (intern & extern) pro Eintrag | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | teilweise | |||||
Umbuchung von Stunden nachträglich (Belegeart, Verrechenbarkeit, etc.) | ✓ | ✓ | Zeitlich begrenzt | Zeitlich begrenzt | Zeitlich begrenzt | ✓ | ✓ | |||
Retainermanagement | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||||||
Variable Stundensätze | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Unterschiedliche Stundensätze für interne und externe Abrechnung |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Möglichkeit zur Festlegung von Stundensätzen pro Kunde |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
Stundensätze in Fremdwährungen |
✓ | ✓ | ✓ | |||||||
Compliance | ✓ | teilweise | ✓ | teilweise | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
Stundenfreigabe Workflow mit Vier- oder Sechs-Augen-Prinzip |
✓ | teilweise | teilweise | teilweise | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ||
Audit-Trail für Umbuchungen, Löschen, Ändern und Freigaben |
✓ | teilweise | teilweise | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Erinnerungsfunktion für fehlende Stundeneinträge | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||||
Benachrichtigungen bei nicht eingetragenen Stunden |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||||
Zweistufiges Erinnerungssystem für unvollständige Zeiterfassung |
✓ | ✓ | ✓ | |||||||
Importe und Exporte | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Import und Export von Zeiterfassungsdaten in/aus anderen Softwaren |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Schnittstellen zu Stempeluhren, Keycardsystemen, etc. |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Berichte und Analysen | ✓ | Über Rest API | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Echtzeit-Analyse in Jobverwaltung |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Mitarbeiterstunden nach Produktivität und Projekt |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |
Projektstunden mit Verrechnungs- informationen |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Kundenübersicht mit verrechenbaren Stunden |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Vergleich der internen und externen Stundensätze pro Projekt |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Protokollierung von Stundenänderungen im System |
✓ | ✓ | ✓ | |||||||
Finanzanalyse basierend auf Arbeitsstunden, Kosten, FTE |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Leistungsvergleich zwischen Teams und Abteilungen |
✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||||
Überstundenverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Freelancer-Verwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | teilweise | ||||||
Urlaube & Abwesenheiten in Ressourcenplanung berücksichtigt | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | |||
Anwesenheitsverwaltung | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Einsicht in Zeiterfassung nur mit entsprechenden Rechten | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ | ✓ |
Wie fördert LEADING Job eine Kultur der Zeiterfassung?
Wie gut und wie zeitnah in Ihrer Agentur die Zeiten erfasst werden, hängt von mehreren Faktoren ab: Kommunizieren Sie deutlich, warum die Zeiterfassung in Ihrer Agentur wichtig ist und welche Konsequenzen es hat, wenn Stunden nicht erfasst werden. Zeigen Sie auf, wie eine korrekte Zeiterfassung zur Genauigkeit der Abrechnung und zur pünktlichen Bezahlung der Gehälter beiträgt.
Stellen Sie sicher, dass die verwendete Agentursoftware Zeiterfassung intuitiv und einfach zu bedienen ist. Komplexe und zeitaufwändige Systeme können Mitarbeiter entmutigen und dazu führen, dass sie die Zeiterfassung vernachlässigen. Mit LEADING Job kann jeder Person selbst entscheiden, mit welcher der drei möglichen Arten der Zeiterfassung sie ihre Stunden einträgt.
Bieten Sie Schulungen an, um den MitarbeiterInnen zu zeigen, wie sie die Zeiterfassungssoftware effektiv nutzen können. Hier stehen wir mit einem engagiertem Supportteam jederzeit für Schulungen, Fragen und Unterstützung zur Verfügung, um mögliche Hindernisse zu überwinden. Ergänzend dazu stehen Video-Tutorials zur Zeiterfassung zur Verfügung.
Einen positiven Einfluss auf die regelmäßige Stundenerfassung hat besonders die zweistufige Erinnerungsfunktion in LEADING Job: So werden nicht nur die MitarbeiterInnen selbst an die Zeiterfassung erinnert, auch die für die Stundenfreigabe zuständigen Personen.
Sehen & staunen: die Zeiterfassung von LEADING Job im Einsatz
Bereit, Ihre Agentur auf das nächste Level zu bringen? Mit LEADING Job erhalten Sie eine umfassende Lösung für Ihr Projektmanagement, die Ihnen hilft, Projekte effizient zu planen, Ressourcen optimal zu nutzen und Budgets im Griff zu behalten.
Erleben Sie die Effizienz und Präzision unserer Zeiterfassungslösung live! Vereinbaren Sie noch heute eine geführte Demo und entdecken Sie, wie LEADING Job Ihre Agenturarbeit optimieren kann.
*Haftungsausschluss
Unsere Artikel werden sorgfältig recherchiert und erstellt. Die in der Vergleichstabelle aufgeführten Funktionen der Zeiterfassung basieren auf öffentlich zugänglichen Informationen der jeweiligen Anbieter-Websites mit Stand 22.5.2024. Felder, die leer geblieben sind, weisen darauf hin, dass wir diese Funktion auf den Websites der Anbieter nicht recherchieren konnten. Bitte beachten Sie, dass diese Tabelle möglicherweise nicht alle verfügbaren Funktionen vollständig erfasst und sich die Angebote der Software-Anbieter jederzeit ändern können.
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