Arbeitszeit erfassen leicht gemacht: Tools und Tipps für Unternehmen
Die Erfassung der Arbeitszeit ist ein zentrales Thema für Unternehmen und Agenturen, insbesondere im Hinblick auf rechtliche Anforderungen und betriebliche Effizienz. Mit der zunehmenden Digitalisierung und dem wachsenden Bewusstsein für Arbeitnehmerrechte gewinnt die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung zunehmend an Bedeutung. Doch wie setzt man die Arbeitszeiterfassung korrekt um? Welche Pflichten haben Arbeitgeber? Und wie sorgt man für eine effiziente und rechtskonforme Zeiterfassung im Unternehmen?
In diesem Leitfaden erhalten Sie alle wichtigen Informationen rund um die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung in Deutschland, Österreich und der Schweiz. Wir klären, welche Anforderungen bestehen, wie ein verlässliches System aufgebaut werden kann und was Agenturen bei der Erfassung der geleisteten Arbeitszeit beachten müssen.
Inhaltsverzeichnis
Warum ist Arbeitszeiterfassung so wichtig?
Rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung
Arbeitszeiterfassung in Deutschland
Arbeitszeiterfassung in Österreich
Arbeitszeiterfassung in der Schweiz
Was müssen Arbeitgeber beachten? Eine DACH-Übersicht
Verlässliche Systeme zur Zeiterfassung
Arbeitszeit erfassen mit LEADING Job: Ihre Vorteile auf einen Blick
Vereinbaren Sie Ihren kostenlosen Termin für eine professionelle Zeiterfassung
Warum ist Arbeitszeiterfassung so wichtig?
Die Erfassung der Arbeitszeit schützt sowohl Arbeitgeber als auch Arbeitnehmer. Für Arbeitnehmer schafft sie Transparenz über die tatsächlich geleistete Arbeitszeit und ermöglicht die Einhaltung der vorgeschriebenen Ruhezeiten. Für Arbeitgeber ist die Erfassung ein Werkzeug, um rechtliche Pflichten zu erfüllen und potenzielle Verstöße gegen das Arbeitsschutzgesetz zu vermeiden.
Besonders die Einhaltung der maximalen täglichen Arbeitszeiten ist wichtig, um Verstöße gegen das Arbeitszeitgesetz zu vermeiden. Dies betrifft beispielsweise Regelungen zu Sonn- und Feiertagen, an denen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht beschäftigt werden dürfen, es sei denn, bestimmte Ausnahmeregelungen greifen.
Rechtliche Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung
Die rechtlichen Vorgaben zur Arbeitszeiterfassung unterscheiden sich in Deutschland, Österreich und der Schweiz, haben jedoch ähnliche Grundprinzipien.
Arbeitszeiterfassung in Deutschland
In Deutschland regelt das Arbeitszeitgesetz (ArbZG) die wichtigsten Punkte zur Arbeitszeit und deren Erfassung. Laut § 16 ArbZG sind Arbeitgeber dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter zu erfassen, insbesondere wenn die tägliche Arbeitszeit die reguläre Arbeitszeit von 8 Stunden überschreitet. Diese gesetzliche Vorgabe dient dem Arbeitsschutz und der Wahrung der Arbeitnehmerrechte.
Zusätzlich wurde die Verpflichtung zur Zeiterfassung durch das Urteil des Bundesarbeitsgerichts (Az 1 ABR 22/21) vom September 2022 verstärkt. Dieses Urteil stellte klar, dass Arbeitgeber verpflichtet sind, ein verlässliches und zugängliches System zur Erfassung der geleisteten Arbeitszeit einzurichten, das auch die Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit dokumentiert.
Arbeitszeiterfassung in Österreich
In Österreich regelt das Arbeitszeitgesetz (AZG) die Erfassung der Arbeitszeit. Arbeitgeber sind verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Mitarbeiter aufzuzeichnen, um sicherzustellen, dass die gesetzlichen Höchstarbeitszeiten eingehalten werden. Auch hier gilt, dass die tägliche Arbeitszeit in der Regel nicht mehr als 8 Stunden betragen darf, wobei unter bestimmten Bedingungen eine Verlängerung auf 12 Stunden möglich ist.
Das AZG schreibt vor, dass Arbeitgeber der Beginn, das Ende und die Dauer der Arbeitszeit erfassen müssen. Für Überstunden und flexible Arbeitsmodelle wie Gleitzeit gibt es spezifische Regelungen. Die Arbeitszeiterfassung dient dem Schutz der Arbeitnehmer und stellt sicher, dass Ruhezeiten eingehalten werden. In Österreich gibt es zudem branchenspezifische Vorschriften, die beispielsweise für das Gesundheitswesen oder den Transportsektor gelten.
Arbeitszeiterfassung in der Schweiz
In der Schweiz regelt das Arbeitsgesetz (ArG) die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung. Hier sind Arbeitgeber ebenfalls dazu verpflichtet, die Arbeitszeiten ihrer Arbeitnehmer aufzuzeichnen. Eine Besonderheit der Schweizer Regelungen ist die Unterscheidung zwischen Angestellten mit normaler Arbeitszeit und jenen mit Vertrauensarbeitszeit, bei denen keine detaillierte Arbeitszeiterfassung nötig ist.
In der Schweiz dürfen Arbeitnehmer grundsätzlich nicht mehr als 45 Stunden pro Woche arbeiten (in einigen Branchen sind bis zu 50 Stunden erlaubt). Auch hier müssen Überstunden, die über diese Grenzen hinausgehen, erfasst und entsprechend vergütet oder durch Freizeit kompensiert werden. Das Bundesamt für Arbeit und Soziales (BAS) überwacht die Einhaltung der Arbeitszeitvorschriften, und Verstöße können zu Sanktionen führen.
In allen drei Ländern haben Arbeitgeber somit die Pflicht zur Arbeitszeiterfassung, um den Schutz der Arbeitnehmer zu gewährleisten und sicherzustellen, dass Ruhezeiten sowie gesetzliche Vorgaben zur maximalen Dauer der Arbeitszeiten eingehalten werden.
Was müssen Arbeitgeber beachten? Eine DACH-Übersicht
Arbeitgeber sollten sich frühzeitig mit den gesetzlichen Anforderungen zur Arbeitszeiterfassung auseinandersetzen. Neben den gesetzlichen Vorgaben gibt es auch branchenspezifische Regelungen, die die Arbeitszeiterfassung beeinflussen können.
Wir haben die wichtigsten Punkte in einer Übersichtstabelle für Sie zusammengefasst.
| Deutschland | Österreich | Schweiz | |
|---|---|---|---|
| Rechtsgrundlage | Arbeitszeitgesetz (ArbZG) | Arbeitszeitgesetz (AZG) | Arbeitsgesetz (ArG) |
| Pflicht zur Arbeitszeiterfassung | Arbeitgeber müssen Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeit erfassen (Urteil BAG Az 1 ABR 22/21) | Arbeitgeber müssen die tägliche Arbeitszeit und Überstunden aufzeichnen | Arbeitgeber müssen die Arbeitszeit erfassen; bei Vertrauensarbeitszeit entfällt oft die detaillierte Zeiterfassung |
| Maximale tägliche Arbeitszeit | 8 Stunden (max. 10 Stunden mit Ausgleich) | 8 Stunden (Verlängerung auf 12 Stunden möglich) | 9 Stunden (je nach Branche) |
| Maximale wöchentliche Arbeitszeit | 48 Stunden (mit Ausgleich innerhalb von 6 Monaten) | 40 Stunden (Verlängerungen auf bis zu 60 Stunden/Woche möglich) | 45 Stunden (in bestimmten Branchen 50 Stunden) |
| Ruhezeit zwischen Arbeitstagen | 11 Stunden | 11 Stunden | 11 Stunden (kann auf 8 Stunden verkürzt werden, z. B. bei Schichtarbeit) |
| Überstunden | Müssen erfasst und vergütet oder ausgeglichen werden | Müssen erfasst und vergütet oder ausgeglichen werden | Müssen erfasst und vergütet oder ausgeglichen werden |
| Leitende Angestellte | Von der Arbeitszeiterfassung befreit | Von der Arbeitszeiterfassung befreit | Von der Arbeitszeiterfassung befreit, ebenso Vertrauensarbeitszeit-Angestellte |
| Sonn- und Feiertage | Arbeit grundsätzlich verboten, Ausnahmen möglich | Arbeit grundsätzlich verboten, Ausnahmen möglich | Arbeit grundsätzlich verboten, Ausnahmen möglich |
| Branchenspezifische Ausnahmen | Ja, z.B. Gesundheitswesen, Gastronomie | Ja, z.B. Gesundheitswesen, Gastronomie | Ja, z.B. Gesundheitswesen, Gastronomie |
| Kontrollbehörde | Bundesministerium für Arbeit und Soziales (BMAS) | Arbeitsinspektorat | Bundesamt für Arbeit und Soziales (BAS) |
| Strafen bei Verstößen | Bußgelder, Sanktionen | Bußgelder, Sanktionen | Bußgelder, Sanktionen |
Verlässliche Systeme zur Zeiterfassung
Moderne Softwarelösungen bieten Unternehmen die Möglichkeit, die Arbeitszeiterfassung einfach und effizient zu gestalten. Elektronische Systeme ermöglichen es, Beginn, Ende und Dauer der Arbeitszeiten unkompliziert zu dokumentieren. Diese Systeme sind oft auch als mobile Versionen verfügbar und ermöglichen es, Arbeitszeiten auch im Homeoffice oder bei flexiblen Arbeitsmodellen präzise zu erfassen.
Ein solches verlässliches und zugängliches System sollte nicht nur einfach zu bedienen sein, sondern auch den Anforderungen des Datenschutzes genügen. Arbeitgeber müssen sicherstellen, dass die Daten sicher gespeichert werden und nur für den vorgesehenen Zweck genutzt werden.
Arbeitszeit erfassen mit LEADING Job: Ihre Vorteile auf einen Blick
Die Agentursoftware LEADING Job bietet umfassende Funktionen, die sicherstellen, dass Unternehmen den rechtlichen Anforderungen in Deutschland, Österreich und der Schweiz beim Arbeitszeit erfassen gerecht werden.
- Rechtskonforme Zeiterfassung: LEADING Job ermöglicht die präzise Dokumentation von Beginn, Ende und Pausen der Arbeitszeit, was die Einhaltung gesetzlicher Vorgaben sicherstellt.
- Arbeitszeiterfassung und Projektzeiterfassung: Erfassung aller Arbeitsstunden, einschließlich nichtprojektbezogener Tätigkeiten und Homeoffice-Tagen, sowie genaue Erfassung produktiver Stunden auf Projektebene, differenziert nach verrechenbaren und nicht verrechenbaren Leistungen.
- Flexibilität bei Arbeitszeitmodellen: Die Software unterstützt, verschiedene Arbeitszeitmodelle unterstützen, wie z. B. Vollzeit, Teilzeit und Gleitzeit, um den unterschiedlichen Anforderungen der Länder gerecht zu werden.
- Urlaubs- und Abwesenheitsverwaltung: Mit LEADING Job ist eine umfassende Verwaltung von Urlaubs- und Abwesenheitszeiten möglich
- Automatische Überstunden- und Mehrarbeitsberechnung: Die Software ist in der Lage, Überstunden und Mehrarbeit automatisch zu berechnen und entsprechende Nachweise zu erstellen.
- Erinnerungsfunktion: Eine zweistufige Erinnerungsfunktion stellt sicher, dass Mitarbeiter ihre Arbeitsstunden rechtzeitig erfassen. Zunächst erhalten sie eine E-Mail-Benachrichtigung, gefolgt von einer automatischen Warnung an die verantwortliche Person, falls Stunden nicht erfasst werden.
- Dokumentation und Audit-Trail: LEADING Job protokolliert Änderungen, Löschungen und Freigaben von Arbeitszeiten, was eine lückenlose Nachverfolgung aller Aktivitäten ermöglicht und die Compliance unterstützt.
- Compliance-Features: Ein Freigabe-Workflow für Arbeitsstunden stellt das Vier-Augen-Prinzip sicher, das eine zentrale Anforderung für börsennotierte Unternehmen darstellt, die den SOX-Richtlinien unterliegen.
- Nahtloser Datenaustausch: Die Software ermöglicht den einfachen Import und Export von Zeiterfassungsdaten in andere Systeme und bietet Schnittstellen zu Stempeluhren und Keycardsystemen, um Anwesenheitszeiten automatisch zu erfassen.
- Berichterstattung und Auswertungsmöglichkeiten: Mit den Zeiterfassungs-Reports in LEADING Job haben Sie Reporting-Tools an der Hand, die eine transparente Auswertung der Arbeitszeiten ermöglichen.
Vereinbaren Sie Ihren kostenlosen Termin für eine professionelle Zeiterfassung
Erfahren Sie, wie Sie mit LEADING Job die Arbeitszeit in Ihrem Unternehmen präzise und mühelos erfassen können. In einem kostenlosen und unverbindlichen Termin zeigen wir Ihnen, wie unsere Lösung Ihre Zeiterfassung vereinfacht und optimal auf Ihre betrieblichen Anforderungen abgestimmt wird.
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