Projekthonorar oder Retainer in der Agentur - Beziehung oder Abenteuer?
Stellen Sie sich Ihren Traumkunden vor: Ein Kunde, der spannende Projekte mitbringt. Der erkennt, wie entscheidend eine starke Werbestrategie für den Geschäftserfolg ist. Der klare Ziele hat. Ihr Traumkunde ist bereit, in innovative & kreative Kampagnen zu investieren und neue Wege zu gehen, um sich von der Konkurrenz abzuheben. Aber in der Checkliste zum Traumkunden fehlt noch ein essentieller Punkt: Eine langfristige Partnerschaft, die auf Vertrauen und Verlässlichkeit auf beiden Seiten basiert.
Ein Retainer-Vertrag mit der Agentur bringt Stabilität und langfristige Geschäftsbeziehungen. Welche Vorteile ein Retainer für Agenturen im Vergleich zu zum kurzfristigen Abenteuer Projektarbeit bringt, welche Abrechnungsmodelle bei Retainer-Verträgen gängig sind und welche smarten Retainer Funktionen die Agentursoftware LEADING Job zu bieten hat, finden Sie in diesem Artikel.
Was ist Projektarbeit?
Projektarbeit ist eine flexible und weit verbreitete Methode in Agenturbeziehungen. Hierbei wird für jedes Projekt ein individuelles Angebot erstellt und nach Abschluss des Projekts abgerechnet. Dies eignet sich besonders für einmalige oder kurzfristige Aufträge.
In der Projektarbeit erfolgt die Abrechnung meist monatlich nach Aufwand. Die Agentur stellt den Kunden eine detaillierte Aufstellung der geleisteten Stunden und Materialien zur Verfügung, die dann entsprechend vergütet werden.
Welche Vorteile bietet Projektarbeit?
Projektarbeit bietet den Vorteil der Flexibilität. Kunden können genau die Leistungen in Anspruch nehmen, die sie für ein bestimmtes Projekt benötigen, ohne langfristige Verpflichtungen einzugehen. Zudem können sie die Kosten genau kontrollieren und nur für tatsächlich erbrachte Leistungen bezahlen.
Was ist ein Retainer Agentur-Vertrag?
Ein Retainervertrag ist eine Vereinbarung zwischen der Agentur und dem Kunden, bei der die Agentur für eine festgelegte Zeitdauer kontinuierliche Dienstleistungen erbringt. Der Kunde zahlt dafür ein regelmäßiges Honorar, unabhängig von der tatsächlich geleisteten Arbeit. Die Laufzeit von Retainer in Agenturen variiert von einigen Monaten bis zu langfristigen Verträgen von mehr als einem Jahr, je nach den spezifischen Bedürfnissen der Kunden. Häufig beinhalten diese Verträge auch Kündigungsbedingungen mit Fristen von 30 bis 90 Tagen.
Welche Vorteile bringen Retainer für die Agentur?
- Planbare Budgets & Einnahmen: Mit Retainer-Verträgen können Sie Ihre Einnahmen und Ausgaben langfristig planen. Diese Art von Verträgen schafft eine verlässliche Einnahmequelle, die es Ihrer Agentur ermöglicht, finanzielle Stabilität zu erreichen und kostspielige Einzelprojekte zu minimieren
- Planbare Kapazitäten: Dank eines Retainervertrags teilen Sie Ihre Kapazitäten besser ein und stellen sicher, dass genügend Personal für die laufenden Projekte zur Verfügung steht.
- Weniger Akquise-Aufwand: Ein Retainervertrag reduziert den Akquise-Aufwand erheblich. Statt ständig neue Projekte zu suchen, konzentrieren Sie sich auf die kontinuierliche Zusammenarbeit mit bestehenden Kunden.
- Kontinuierliche Optimierung: Retainer-Verträge fördern eine enge Zusammenarbeit und ermöglichen es Ihrer Agentur, tiefere Einblicke in die Bedürfnisse Ihrer Kunden zu gewinnen. Dies führt zu einer besseren und gezielteren Betreuung, die das strategische Wachstum Ihrer Kunden unterstützt.
- Einfacheres Budget-Management: Ein Retainervertrag erleichtert das Budget-Management sowohl für Sie als auch für den Kunden. Fixe monatliche Kosten ermöglichen eine klare finanzielle Planung.
- Priorisierte Verfügbarkeit und langfristige Partnerschaft: Mit einem Retainer-Vertrag genießen Ihre Kunden eine priorisierte Verfügbarkeit und eine schnellere Bearbeitung ihrer Anfragen. Dies stärkt die Kundenbindung und fördert eine langfristige Partnerschaft.
Wie werden Retainer abgerechnet?
Retainerverträge werden in der Regel monatlich abgerechnet. Der Kunde zahlt dabei jeden Monat einen festgelegten Betrag, der auf der vereinbarten Arbeitszeit oder den zu erbringenden Leistungen basiert. Mit einer Agentursoftware wird die Abrechnung der Retainer oft automatisiert und vereinfacht, was sowohl die Verwaltung als auch die Transparenz für beide Parteien verbessert. Die Agentur stellt dem Kunden regelmäßig eine Übersicht über die erbrachten Leistungen und den Zeitaufwand zur Verfügung, um Transparenz zu schaffen und zu zeigen, wie der Retainer genutzt wird.
Falls der Kunde zusätzliche Leistungen benötigt, die über den vereinbarten Umfang hinausgehen, werden diese separat abgerechnet. Oft gibt es im Vertrag klare Regelungen, wie solche zusätzlichen Arbeiten berechnet werden. Der Retainerbetrag wird regelmäßig überprüft und angepasst, falls sich die Bedürfnisse des Kunden ändern; diese Überprüfungen können vierteljährlich oder halbjährlich stattfinden.
Im Vertrag wird genau festgelegt, welche Leistungen im Retainer enthalten sind, um Missverständnisse zu vermeiden. Dazu können zum Beispiel Social-Media-Management, SEO, Content-Erstellung oder allgemeine Marketingberatung gehören. Durch diese Struktur bleibt die Abrechnung einfach und transparent, sowohl für die Agentur als auch für den Kunden.
Smarte Retainer Funktionen von LEADING Job
Die Agentursoftware LEADING Job hilft dabei, Retainer in Agenturen einfach und effizient zu verwalten:
- Automatisierte Rechnungsstellung: LEADING Job erstellt monatliche Rechnungen für den vereinbarten Retainerbetrag und sendet sie direkt an den Kunden.
- Zeiterfassung und Leistungsdokumentation: Die Software erfasst genau, wie viel Zeit für jeden Kunden verwendet wird und welche Leistungen, aufgeschlüsselt bis ins Detail, erbracht werden. Dadurch bleibt alles transparent und für den Kunden nachvollziehbar.
- Budgetkontrolle: LEADING Job unterstützt dabei, das Budget für jeden Kunden im Auge zu behalten. Es warnt frühzeitig, wenn das Budget knapp wird oder Änderungen erforderlich sind.
- Berichte und Analysen: Die Software erstellt detaillierte Reports über die erbrachten Leistungen. Diese helfen dabei, den Wert des Retainers zu zeigen und die Arbeit der Agentur zu analysieren.
- Vertragsverwaltung: LEADING Job organisiert die Vertragsbedingungen und -laufzeiten. Es erinnert an Vertragsüberprüfungen und sorgt dafür, dass alle Bedingungen eingehalten werden.
- Kommunikation und Zusammenarbeit: Die Software bietet Tools für die einfache Kommunikation und Zusammenarbeit mit Kunden.
Mit den Retainerfunktionen von LEADING Job können Sie beispielsweise einen umfassenden Kommunikationskalender für einen Kunden erstellen. Pauschalierte Leistungen wie vier Fachmagazinbeiträge, einen Podcast pro Quartal, ein Krisen-PR-Seminar und monatlich 30 Stunden Social Media Betreuung sind in unserem Beispiel enthalten. Diese Gesamtleistungen werden in geschätzte Stunden und Fremdkosten umgerechnet, in gleichmäßige monatliche Retainer-Häppchen aufgeteilt und abgerechnet. Sonderleistungen, die über den Retainer hinausgehen, werden am Monatsende hinzugerechnet. Dank der festen Budgetzusage können Sie mit LEADING Job Kapazitäten effizient planen und günstigere Stundensätze anbieten, während zusätzliche Beraterstunden zum regulären Stundensatz abgerechnet werden.
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