XRechnung Software für Werbeagenturen – Einfach, schnell und gesetzeskonform

Was ist eine E-Rechnung?

Eine E-Rechnung stellt einen digitalen Prozess dar, bei dem Rechnungsinformationen elektronisch übermittelt, automatisiert empfangen und ohne Medienbrüche weiterverarbeitet werden. Im Gegensatz zu bisherigen digitalen Rechnungen, wie beispielsweise PDFs, handelt es sich bei der E-Rechnung um ein strukturiertes, maschinenlesbares Format, das gemäß der CE-Norm EN 16931 erstellt wird.

Es gibt derzeit zwei gängige Formate für E-Rechnungen: die XRechnung und die ZUGFeRD-Datei.

Was ist ein XRechnung?

Dieses Format besteht ausschließlich aus einem strukturierten XML-Datensatz, der maschinenlesbar ist, aber keine sichtbare Rechnungsansicht (kein Logo, Firmen-CI, Formatierungen, etc.) bietet. Seit November 2020 müssen Rechnungen an Bund, Länder und Kommunen in diesem Format übermittelt werden. Es ist aber auch im Rahmen der ab 1.1. 2025 geltenden Pflicht zu E-Rechnungen im B2B-Bereich nutzbar.

Was ist eine ZUGFeRD-Datei?

Diese Kombination aus PDF und eingebettetem XML-Datensatz bietet den Vorteil, dass sowohl die maschinenlesbare Verarbeitung als auch eine sichtbare Rechnungsansicht für den Empfänger zur Verfügung stehen. Dieses Format ist besonders nützlich, wenn Empfänger noch keine E-Rechnungen verarbeiten können oder als Privatperson keinen Zugang zu spezifischen E-Rechnungssystemen haben. Das ZUGFeRD-Format gilt nur in der Version 2.2.0 im Profil XRechnung für Rechnungen an öffentliche Stellen. Es wird größtenteils nur in der Privatwirtschaft verwendet und bietet dort Flexibilität durch die Kombination eines strukturierten Datensatzes mit einem lesbaren PDF-Dokument.

Die Integration der E-Rechnung in bestehende Systeme kann anfänglich eine Herausforderung darstellen, bietet jedoch langfristig erhebliche Vorteile hinsichtlich Effizienz und Kostensenkung.

Was sind die Vorteile von XRechnung & ZUGFeRD?

• Automatisierung: Die strukturierte Datenform ermöglicht eine automatische Verarbeitung, was den manuellen Aufwand und die Bearbeitungszeit verringert.
• Kostenersparnis: Durch die Automatisierung und den Wegfall von Papier, Druck und Versandkosten werden Verwaltungskosten gesenkt.
• Schnellere Zahlungsabwicklung: Die effizientere Verarbeitung verkürzt die Zeit bis zur Zahlung und verbessert den Cashflow.
• Rechtliche Konformität: XRechnungen & ZUGFeRD erfüllen alle gesetzlichen Anforderungen und Normen, insbesondere die europäische Norm EN 16931.
• Umweltfreundlichkeit: Der Umstieg auf elektronische Rechnungen reduziert den Papierverbrauch und den CO2-Fußabdruck, was zu einer umweltfreundlicheren Geschäftspraxis beiträgt.

Die Wahl zwischen XRechnung und ZUGFeRD hängt von den spezifischen Anforderungen und den Geschäftsbeziehungen eines Unternehmens ab. Während die XRechnung für öffentliche Auftraggeber verpflichtend ist, bietet ZUGFeRD eine flexible Lösung für die Privatwirtschaft.

Bei Rechnungen an öffentliche Stellen gilt die Pflicht zu XRechnung bereits seit 2020. Was ab 1. Januar 2025 neu ist, ist die grundsätzliche Verpflichtung zur elektronischen Rechnungsstellung auch für den B2B-Bereich. Aufgrund des erwarteten hohen Umsetzungsaufwandes für Unternehmen hat der Gesetzgeber jedoch großzügige Übergangsregelungen für die Jahre 2025 bis 2027 vorgesehen.

Ab 2025 müssen Unternehmen in der Lage sein, E-Rechnungen zu empfangen, aber der Versand von Rechnungen kann bis Ende 2026 in Papierform erfolgen, wenn der Empfänger zustimmt. Für Rechnungsaussteller mit einem Vorjahresumsatz von maximal 800.000 Euro gilt diese Übergangsregelung noch bis Ende 2027.

Es ist jedoch wichtig, dass Unternehmen sich frühzeitig mit den neuen Anforderungen vertraut machen und ihre Rechnungsprozesse entsprechend anpassen, um ab 2028 vollständig konform zu sein.

Gibt es Ausnahmen von der Verpflichtung zur E-Rechnung?

Es gibt eine Ausnahme für Kleinbetragsrechnungen, unter denen keine XRechnung ausgestellt werden muss. Eine Kleinbetragsrechnung liegt vor, wenn der Gesamtbetrag der Rechnung 250 Euro (inklusive Umsatzsteuer) nicht übersteigt. Für solche Rechnungen sind weniger strenge Vorschriften anwendbar, und sie müssen nicht zwingend im XRechnungs- oder ZUGFeRD-Format ausgestellt werden.

Welche Aufbewahrungsfristen gelten für XRechnung & ZUGFeRD?

Für die XRechnungen besteht die gängige Aufbewahrungspflicht von 10 Jahren. Der Datenträger darf nicht im Nachhinein veränderbar sein. Das gesicherte Format muss jederzeit maschinell auslesbar sein. Papierausdrucke werden bei Prüfungen nicht akzeptiert.

Mit welcher Software werden XRechnungen an Behörden übermittelt?

In Deutschland gibt es keine einheitliche Plattform für das Hochladen von XRechnungen an alle öffentlichen Auftraggeber. Hier sind einige der Plattformen, die in hier genutzt werden:

• Zentrale Rechnungseingangsplattform des Bundes (ZRE): Diese Plattform wird für die Einreichung von Rechnungen an Bundesbehörden genutzt.
• OZG-RE: Die Plattform zur Umsetzung des Onlinezugangsgesetzes für Rechnungen an Bundesbehörden.
• Landesspezifische Plattformen: Viele Bundesländer haben eigene Rechnungseingangsplattformen oder -portale eingerichtet, um XRechnungen zu empfangen. Beispiele sind das BayernPortal, das Niedersachsen-Portal und andere.

Klingt alles sehr kompliziert und in der Umsetzung unglaublich aufwändig? Das muss nicht sein!

Mit der Agentursoftware LEADING Job sind Sie bestens auf die kommende E-Rechnungspflicht vorbereitet. Diese Software gewährleistet nicht nur die Einhaltung aller gesetzlichen Vorgaben, sondern maximiert auch die Vorteile der digitalen Rechnungsstellung. LEADING Job unterstützt die gängigen Formate wie XRechnung und ZUGFeRD und ermöglicht eine reibungslose Verarbeitung und Erstellung von E-Rechnungen.

E-Rechnung erstellen

In LEADING Job können elektronische Rechnungen durch die Auswahl des entsprechenden elektronischen Rechnungssystems im Feld „Elektronische Rechnung" in den Stammdaten des Kunden erstellt werden. Wenn Sie beispielsweise XRechnung oder ZUGFeRD wählen, erstellt LEADING Job automatisch elektronische Kopien Ihrer Ausgangsrechnungen für diesen Kunden.

Neben XRechnung & ZUGFeRD unterstützt LEADING Job eine Vielzahl von E-Rechnungsformaten für den internationalen Einsatz. Dazu gehören der OB10-Standard, der weltweit, besonders in Europa und Nordamerika, verbreitet ist, sowie eSLOG und ebInvoice, die speziell für die Schweiz entwickelt wurden. Für Ungarn wird das NAVExportHU-Format unterstützt. Zudem werden die rumänischen Formate E-Factura RO_CIUS UBL und CII abgedeckt.

E-Rechnung übermitteln

Die generierten XML-Dateien können anschließend in einen Ordner auf Ihrem Dateisystem exportiert werden. Von dort aus lassen sich die Dateien in den elektronischen Rechnungseingang Ihrer Kunden hochladen oder per e-Mail verschicken.

E-Rechnung empfangen und verarbeiten

Die neuen gesetzlichen Regelungen zur E-Rechnung definieren keinen speziellen Übermittlungsweg. Das bedeutet, dass ein einfaches E-Mail-Postfach ausreichend ist, um XRechnungen zu empfangen. Mit LEADING Job haben Sie verschiedene Möglichkeiten, E-Rechnungen zu empfangen und zu verarbeiten:

• Manuelle Eingabe: Bereits heute können Sie Daten aus elektronischen Rechnungen manuell in Ihre Systeme übertragen. Dies gilt sowohl für ZUGFeRD-Rechnungen, die als PDF mit eingebettetem XML-Datensatz vorliegen, als auch für XRechnungen, bei denen Tools zur Verfügung stehen, die das XML auslesen und anzeigen.
• Neue Funktion ab 2025: Automatisches Einlesen von XRechnungen & ZUGFeRD. Ab Anfang 2025 bietet LEADING Job eine einfache Lösung zum Einlesen von E-Rechnungen. Die neue Funktion erstellt automatisch einen Eingangsrechnungseintrag, indem das XML verarbeitet und der Rechnungskopf generiert wird. Die Zuordnung zu Jobs und Leistungen erfolgt wie gewohnt.

Eine ausführliche visuelle Anleitung finden Sie in diesem Video, in dem die einzelnen Schritte des Importprozesses von elektronischen Rechnungen in LEADING Job demonstriert werden:

Die Umstellung auf elektronische Rechnungsstellung und die Nutzung von ZUGFeRD-ready und XRechnung Software ist für Unternehmen unerlässlich. Kümmern Sie sich zeitnah um die Implementierung einer geeigneten Software-Lösung wie LEADING Job, um Ihre Geschäftsprozesse zukunftssicher zu gestalten und innerhalb der Übergangsfristen bis spätestens 2028 den vollständigen Wechsel zur elektronischen Rechnungsstellung erfolgreich abzuschließen. LEADING Job gewährleistet nicht nur Compliance mit den gesetzlichen Anforderungen, sondern maximiert auch Ihre betriebliche Effizienz und Wettbewerbsfähigkeit.

Beste XRechnung Software - Jetzt Kontakt aufnehmen!

Für weiterführende Informationen und eine persönliche Beratung stehen Ihnen unsere Experten gerne zur Verfügung. Kontaktieren Sie uns noch heute und erfahren Sie, wie Sie Ihre Rechnungsprozesse optimieren können.