Standortübergreifendes Arbeiten: Ein Unternehmen, viele Büros

Ob Berlin, Paris, London oder Wien, die Zusammenarbeit von multinationalen Teams stellt Werbeagenturen vor große Herausforderungen. Hier kann die passenden Software viel zu einem guten Workflow beitragen.

 

Ein Unternehmen, viele Büros: Damit das Arbeiten mit multilokalen Teams funktioniert, sollte die Agentursoftware einige Voraussetzungen erfüllen:

  • Standardisierte Prozesse: Was in Hamburg gilt, gilt auch in Zürich.
  • Reibungsfreier Dokumenten-Workflow: Egal wie viele Kilometer und Zeitzonen zwischen Anfragenden und Entscheidern liegen.
  • Dollar, Franken, Pfund oder Euro: Immer die richtige Währung im System

Standordübergreifend standardisierte Prozesse

Ein Unternehmen, mehrere Standorte. Die Verwaltung sitzt in Hamburg. Dort ist allen klar, dass Bestellungen nur bis 1.000 € ohne Absegnung von oben möglich sind. Für alle größeren Summen muss zuerst das OK vom Chef eingeholt werden. Das weiß auch Zürich. Aber wenn der Chef nur alle zwei Wochen dort vorbeischaut, wird das nicht immer praktiziert. Dass ein Bentley gleich locker bestellt wird, wie das Thai-Food fürs Mittagessen, muss ja nicht passieren. Könnte aber. Dieser Art der Willkür schiebt LEADING Job einen Riegel vor. Ab einem bestimmten Limit kann eine Bestellung nur ausgelöst werden, wenn es eine Freigabe von höherer Ebene gibt.  Jeder neue Agenturstandort, jeder neue Mitarbeiter muss sich an die von der Zentrale vorgegebenen Regeln halten. 

Reibungsfreier Dokumenten-Workflow

Es war einmal ein Briefträger, der brachte der Buchhaltung jeden Tag die Rechnungen vorbei. Eines Tages waren viele Spesenrechnungen aus London dabei. Die wurden wie alle anderen Rechnungen erfasst und an den betreffenden Mitarbeiter zur Freigabe übergeben. Und dann wartete die Buchhaltung auf das OK. Und wartete. Und wenn sie nicht gestorben sind, dann  warten sie noch heute. Denn der Mitarbeiter, von dessen Trip zur Advertising Week in London die Spesenrechnungen stammen, machte nach dem vielen Unterwegssein verständlicherweise Homeoffice. Und die Rechnung blieb unangetastet am Schreibtisch im Büro liegen. So ein Märchen ohne Happy End hinterlässt kein gutes Gefühl. 

Mit LEADING Job sorgen wir für ein alternatives Ende: Beim reisemüden Creative Director, der heute im Homeoffice in der grünen Vorstadt arbeitet, summt das Handy (oder jede Benachrichtigungsform seiner Wahl) und zeigt ihm an, dass in seinem Dashboard die Rechnungen digital auf seine Freigabe warten. Passt alles, gibt er sie gleich frei. Passt etwas nicht, kann er das gleich klären. 

Und was für die Eingangsrechnungen aus London gilt, gilt genau so für Kostenvoranschläge, Ausgangsrechnungen und Urlaubsanträge. So werden sogar Rechnung die nach dem Sechs-Augen-Prinzip in Frankfurt und Wien abgesegnet und in Düsseldorf verbucht werden müssen, mit einer durchschnittlichen Turn Around Zeit von einer halben Stunde erledigt. 

Durchblick im Währungsdschungel

LEADING Job arbeitet mit drei verschiedenen Währungen im System: Agenturwährung, Kundenwährung und Fremdkostenwährung können jeweils unterschiedlich sein. So kann eine deutsche Agentur für ihren Schweizer Kunden einen Kostenvoranschlag über 1.000 CHF erstellen. Die Schweizer sagen "Das isch in Ordnig. Vielä Dank!". Die Rechnung dafür wird drei Wochen später verschickt. Nach dem aktuellen Wechselkurs wäre nun der Rechnungsbetrag 1.004,36 CHF statt der vom Kunden freigegebenen 1.000 CHF. Kleine Summe, aber ein großes Problem für die Schweizer Buchhaltung! LEADING Job bietet hingegen die Möglichkeit, eine Preisliste gleich in der Kundenwährung, unabhängig von den Auf und Abs des Wechselkurses, zu erstellen. So weichen Kostenvoranschlag und Rechnung in der Fremdwährung nicht voneinander ab.