LEADING Job Release Note 24.6

Allgemein

1. Neue Symbole für eigenen Status in der Anwesenheitsverwaltung

Die bisher bestehende Auswahl des eigenen Status in der Anwesenheitsverwaltung wurde durch Symbole ersetzt:

Von links nach rechts:

• Anwesend
• Beschäftigt
• Abwesend
• Auf Mittagspause
• Kommentar bearbeiten

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2. Spaltenbreite bei Erstanwahl eines Moduls automatisch angepasst

Ab sofort wird bei jeder erstmaligen Anwahl eines Listenmoduls in LEADING Job (z.B. Verwaltung der Jobs, Eingangsrechnungen, Kostenvoranschläge, etc.) automatisch die Breite der Spalten an den angezeigten Inhalt angepasst.

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3. Cookies bei Verwendung von LEADING Job

Um die Web-Applikation von LEADING Job nutzen zu können, müssen Sie die Speicherung von Cookies in Ihrem Browser erlauben.

In früheren Versionen führte der Versuch, sich in einem Browser anzumelden, der entweder generell keine Cookies oder speziell für LEADING Job keine Cookies zulässt, manchmal dazu, dass der Anmeldeprozess in einer Endlosschleife hängenblieb.

Ab Version 24.6.0 wird geprüft, ob Cookes aktiv sind und gegebenenfalls eine entsprechende Meldung angezeigt.

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System

4. Erweiterte Möglichkeiten zum Setzen der Anzahl nötiger Autorisierungen

Im Zusammenspiel mit dem neuen Userinterface des Stammdatenbereiches „Limitgruppen" (siehe weiter unten) wurden die Möglichkeiten zum Setzen von Autorisierungs-Limits erweitert, bzw. angepasst.

Es ist nunmehr möglich, wie schon von den Lieferantenbestellungen gewohnt, abhängig von der Höhe eines Autorisierungs-Limits auch für Kostenvoranschläge und für Eingangsrechnungen mehrere Teilautorisierungsschritte zu setzen.

Die Funktion findet sich im Menü im Bereich „Administration" im darunter liegenden Punkt „System":

Wie schon bisher gewohnt, erscheint die Liste der gesetzten Autorisierungs-Limits, die aber bisher nur die Lieferantenbestellungen umfasst hat:

Mit den Schaltflächen links neben den jeweiligen Listeneinträgen können bestehende Einträge bearbeitet, oder gelöscht werden.

Wichtige Information:
Mit dem Update auf Version 24.6.0 (oder höher) wird die bisherige Option, Kostenvoranschläge bis zu dreimal zu delegieren und zu autorisieren, entfernt. Stattdessen wird automatisch ein Autorisierungs-Limit im System hinterlegt, das die bisherigen Einstellungen (keine, eine, zwei oder drei Autorisierungen) ersetzt.

Um einen neuen Limit-Eintrag zu erstellen klicken Sie bitte auf den Button links unterhalb der Liste:

Hier können Sie unter „Typ" eine der folgenden Nutzungsmöglichkeiten wählen:

Üblicherweise werden für Eingangsrechnungen ohne Auftrag, vor allem aber für nicht weiterberechenbare Leistungen kleinere Limits und/oder mehrere Autorisierungsschritte gesetzt, diese eventuell kostenseitig höhere Belastungen verursachen können.

Unter „Autorisierungs-Limit" können Sie nun angeben, bis zu welchem Betrag (für den gewählten Typ) die direkt darunter stehende „Anzahl Autorisierungen" gelten soll.

Am Beispiel einer Eingangsrechnung mit Auftrag in drei Schritten:

• Erster Limiteintrag:

Typ „Eingangsrechnung mit Auftrag"
Autorisierungs-Limit EUR 1.000,-
Anzahl Autoriserungen: 1

• Zweiter Limiteintrag:

Typ „Eingangsrechnung mit Auftrag"
Autorisierungs-Limit: EUR 10.000,-
Anzahl Autorisierungen: 2

• Dritter Limiteintrag:

Typ „Eingangsrechnung mit Auftrag"
Autorisierungs-Limit: EUR 999.999.999,- (maximal möglicher Wert im System)
Anzahl Autorisierungen: 3

Wenn Sie mit dem jeweiligen Limit-Eintrag fertig sind, dann klicken Sie bitte unten einfach auf „Hinzufügen", um den Eintrag in der Liste zu ergänzen.

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Stammdaten

5. Limitgruppen mit neuem Userinterface und um Kostenvoranschläge ergänzt

Das Modul „Limitgruppen" wurde vollständig überarbeitet und  steht ab sofort im Menü „Stammdaten" mit einem verbesserten Userinterface zur Verfügung.

Zusätzlich zu den bestehenden Limits für Lieferantenbestellungen und Eingangsrechnungen, wurde auch die die Möglichkeit zur Setzung eines Freigabe-Limits für Kostenvoranschläge implementiert.

Nährere Informationen finden Sie in unserem Handbuch, Abschnitt „Stammdaten" unter „Wie verwalte ich Limitgruppen?".

Wichtige Information:
Bitte beachten Sie, dass die gesetzen Limits immer auch mit den entsprechenden Berechtigungen von MitarbeiterInnen einher gehen, und die Anzahl benötigter Autorisierungen bis zu einem gewissen Limit extra unter „System" zu setzen ist (siehe entsprechender Punkt in diesen Release Notes)!

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Job

6. Neue Symbole für jeden Status in der Verwaltung der Jobs

Zur besseren Übersicht der Stati von Jobs in deren Übersicht wurden neue Symbole hinzugefügt, passend zu jedem Status:

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Kostenvoranschlag

7. Komplette Überarbeitung von Delegieren und Autorisieren eines Kostenvoranschlags

In Kombination mit dem neuen Usereinterface für Limitgruppen und der Erweiterung von Autorisierungsschritten (siehe vorherige Punkte in diesen Release Notes) wurde die Art wie Kostenvoranschläge delegiert und autorisiert werden können, grundlegend überarbeitet.

Bisher gab es in den Systemeinstellungen die Möglichkeit, bis zu drei Autorisierungsschritte vorzugeben (Erstautorisierung, Zweitautorisierung, finale Autorisierung, samt deren „delegiert"-Status).

Mit Version 24.6.0 wird diese Systemeinstellung entfernt und, wie im Kapitel „System" weiter oben schon beschrieben, die bestehende Einstellung in Ihrer Datenbank automatisch in die „Autorisierungs-Limits" übernommen.

Wie funktioniert das neue Autorisierungssystem?

Abhängig von den gesetzten Limits, und der jeweils damit verbundenen, notwendigen Anzahl von Autorisierungen kann ein KVA nun mehrfach abwechselnd „delegiert" und „teilweise autorisert" werden, bis das Erreichen der nötigen Anzahl den Status automatisch auf „autorisiert" stellt:

Beispiel:

• Die Autorisierungs-Limits sind für Kostenvoranschläge bei max. 100.000,- auf drei nötige Autorisierungen gesetzt.
• Der Kostenvoranschlag hat einen Wert von z.B. 92.000,-.
• In der Statusverwaltung kann dieser nun sofort an drei Personen gleichzeitig zur Teilautorisierung delegiert werden, oder dies passiert schrittweise in einer Kette (beides lässt sich auch kombinieren – z.B. zuerst zwei MitarbeiterInnen, und nach deren Teilautorisierung wird noch an eine/n Dritte/n weiterdelegiert – siehe auch nachfolgenden Screenshot).
• Sobald alle drei nötigen Teilautorisierungen getätigt wurden, wechselt der Status des Kostenvoranschlags automatisch auf „autorisiert".

Das System gleicht im Großen und Ganzen jenem, welches bereits seit längerer Zeit für Lieferantenbestellungen im Einsatz ist.

Sehen Sie hierzu auch den Abschnitt „Kostenvoranschlag" in unserem Handbuch.

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Eingangsrechnung

8. Verbesserungen des Auswahlfensters für Job-Leistungen

Zur besseren Übersicht bei der Übernahme von bestehenden Job-Leistungen in eine Eingangsrechnung wurde das Auswahlfenster für das Hinzufügen von Leistungen verbreitert und die Anordnung der Spalten adaptiert.

Im sichtbaren Bereich finden sich nun die Jobnummer, die Jobbezeichnung, die Leistungsbezeichnung, sowie der Wert der Leistung, um eine schnellere Zuordnung zu gewährleisten:

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Projekt und Ressourcenmanagement

9. Weiterführende Zeiterfassung über Tasks nach Übernahme in Ausgangsrechnung

Ihre MitarbeiterInnen arbeiten an Tasks und erfassen dort direkt ihre Zeiten?
Es passiert dass solche Tasks (also deren zugrundliegende Stundenleistung) abgerechnet werden, bevor diese fertig bearbeitet wurden?

Ab sofort können an solchen Tasks weiterhin (nicht verrechenbare) Stunden erfasst werden.

Grundvoraussetzung hierfür ist, dass unter „Administration -> System -> Systemeinstellungen" diese beiden Einstellungen aktiviert sind:

• 'Ausgangsrechnungsentwurf' ->'Option anzeigen, dass eine neue Stundenleistung im Job erstellt wird, wenn ein Ausgangsrechnungsvorschlag erstellt wird?'
• 'Traffic: Stundenerfassung' -> 'Stundenerfassung auf bereits abgerechnete Leistung zulassen?'

Beispiel an einem Task über 10 Stunden, auf dem bereits 5 Stunden geschrieben wurden:

Die Stundenleistung, die diesem Task zugrunde liegt, muss aber nun abgerechnet werden, obwohl noch nicht die komplette Zeit geschrieben wurde, und der Task damit noch nicht abgeschlossen ist.

Im Zuge der Erstellung des Ausgangsrechnungsvorschlags müssen Sie nun die „Stundeneingabe weiterhin zulassen":

Das System erstellt nun im Job (wie schon aus der wöchentlichen Zeiterfassung gewohnt) eine nicht verrechenbare Kopie der abgerechneten Stundenleistung:

Für den dem Task zugeordneten User ändert sich nun optisch vorerst gar nichts.

Bisher wurde die weitere Stundenerfassung auf diesem Task blockiert.
Ab LEADING Job Version 24.6.0 wird die Verknüpfung des Tasks nun auf die Kopie der Stundenleistung verschoben, wodurch weiterhin Stunden auf diesen Tasks geschrieben werden können:

Die Taskinformationen selbst verbleiben auf der ursprünglichen Stundenleistung.

Wichtige Information:
Nachdem die originale Stundenleistung ja bereits voll abgerechnet wurde, ist es nur noch möglich, nicht verrechenbare Stunden auf diese Leistung zu schreiben.
Sollte die Standard-Stundenart „verrechenbar" sein, so kann der/die MitarbeiterIn den neuen Stundeneintrag nicht speichern, sondern bekommt ein Hinweisfenster, dass die Stundenart auf „nicht verrechenbar" geändert werden muss.
Wie üblich können diese Stunden bei Bedarf aber natürlich jederzeit auf andere Leistungen umgebucht und nachverrechnet werden.

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Reports

10. Reports nun teilweise auch als Chart verfügbar / Ersatz des Moduls „Charts"

Mit Version 24.6.0 wurde das bisher bestehende Modul „Charts" durch eine neu Funktion in den Reports ersetzt, die es Ihnen nun ermöglicht, diese Reports auch in einer Grafik darzustellen.

Einige Reports wurden hier hinzugefügt (um die bisherigen Optionen des Menüpunktes „Charts" zu ersetzen) und einige bestehende Reports wurden bereits mit dieser Zusatzfunktion ausgestattet.

Die Liste der aktuell Chart-fähigen Reports:

• TS100 Verrechenbarkeit der Stunden
• TS101 Stunden nach Art
• PM100 Ressourcenauslastung
• BILL01 Umsatz pro Monat
• BILL02 Umsatz pro Kunde
• LOG1 System event log (nur für technische Administratoren)

In der Übersicht der Reports sind die bereits adaptierten, bzw. neu erstellten Reports sehr einfach an einer neuen Chart-Markierung zu erkennen, hier am Beispiel von „Ressourcenauslastung":

Wie macht sich das neue Charting in den Reports nun bemerkbar?

Unmittelbar nach Anwahl eines Reports und Setzen der Filterkriterien erhalten Sie als Ergebnis zuerst die dazugehörige Grafik.

Hier anhand eines Beispiels zum Auswahlkriterium „2024" in „Stunden nach Art":

Ein einfacher Klick auf die Liste der Stundenarten am oberen Rand macht diese für die Grafik aus- oder einblendbar.

Sofern Sie technisch versiert sind, können Sie die Auswahl über den Button „Einstellungen" für sich anpassen.

Ein Klick auf den Button „Tabelle" führt Sie zur klassischen Spaltenstruktur eines Reports, die Sie selbstverständlich wie üblich exportieren können:

Für die Rückkehr zur grafischen Darstellung klicken Sie bitte einfach wieder auf die Schaltfläche „Chart".

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11. Leistungsstatistik: Vereinfachte Spaltensicht

Zur besseren und schnelleren Übersicht über die wichtigsten Spalteninformationen zu einer Leistungsstatistik wurde ein automatisches neues Layout hinzugefügt.

Wenn Sie wie gewohnt in der Leistungsstatistik eine Abfrage starten (unabhängig vom Teilbereich der Leistungsstatistik) erhalten Sie, wie ebenfalls gewohnt, den Download des Resultates in einer Excel-Datei:

Dieses zeigt allerdings ab Leading Job Version 24.6.0 zusätzlich eine vereinfachte und reduzierte Ansicht der Spalten im unmittelbar angezeigten Karteikartenreiter.

Wenn Sie die aus den Vorversionen gewohnte, detaillierte Spaltenübersicht sehen wollen, so aktivieren Sie bitte in der Excel-Auswertung den zweiten Karteikartenreiter:

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12. Leistungsstatistik: Neue Funktionen „alle hinzufügen" und „alle entfernen"

Die erweiterte Auswahl der Leistungsstatistik wurde um eine äußerst nützliche Bedienungshilfe erweitert.
Diese erlaubt Ihnen das Hinzufügen oder Entfernen aller Belegarten und aller Lieferanten in der Auswahl durch einen simplen Klick auf den dazugehörigen Funktionsbutton:

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13. Leistungsstatistik: Anpassungen an benutzerdefinierten Reports speichern

Sie wollen einen Benutzerdefinierten Report abgeändert speichern, aber nicht jedes Mal den Namen des Reports manuell überschreiben müssen?

In Version 24.6.0 erfolgt beim Speichern einer Änderung in einem Benutzerdefinierten Report der Aufruf eines Zwischenfensters, in welchem Sie entscheiden können, ob Sie nach erfolgter Adaptierung mit „Ja" die gespeicherte Auswahl unter demselben Namen überschreiben, oder mit „Nein" einen zusätzlichen, neuen Benutzerdefinierten Report abspeichern wollen:

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14. Laufende Überarbeitung des Handbuchkapitels „Reports"

Aktuell wird unser Online-Handbuch in Bezug auf das Kapitel „Reports" überarbeitet.

In den kommenden Wochen werden Sie nach und nach jeden einzelnen Report mit einer Beschreibung des Zwecks, der möglichen Filterkriterien, sowie einer Beschreibung der Spalteninformationen des Ergebnisses dort wiederfinden.

Wir informieren Sie anschließend gerne über den Abschluss dieser Überarbeitung.

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Kontakt zum LEADING Job Support

Sie haben Fragen zur aktuellen Release Note? Sie haben einen Bug in der aktuellen Version entdeckt? Reden Sie mit uns! Hier ist Ihr direkter Draht zum LEADING Job Support:

+43 1 503 6644

job.support@qualiant.at

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In der Webapplikation der Agentursoftware LEADING Job erfolgt jedes Update nur nach vorheriger Abstimmung mit dem Kunden. Sie können die neuen Features zuerst in Ihrer Test-Datenbank testen. Dieses Dokument versteht sich als unverbindliche Kundeninformation. Es lassen sich daraus weder Garantien noch Verpflichtungen ableiten.
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Die Agentursoftware LEADING Job integriert Projektmanagement und Ressourcenplanung von Werbeagenturen. Vernetzt mit Zeiterfassung, Urlaubsplanung und Mitarbeiterauslastung, vom Kostenvoranschlag über Rechnungslegung bis zu Buchhaltung, Controlling und Reporting. Läuft in der Cloud oder on-premise. Ihre Agentur im Griff mit Software von Qualiant.