So einfach importieren Sie e-Rechnungen in LEADING Job
Ab 2025 wird die Verarbeitung von E-Rechnungen in Deutschland verpflichtend – ein weiterer Schritt hin zur vollständigen Digitalisierung im Rechnungswesen. LEADING Job bietet Ihnen schon heute eine benutzerfreundliche Möglichkeit, elektronische Eingangsrechnungen schnell und unkompliziert zu importieren. In diesem Beitrag erfahren Sie, welche Schritte notwendig sind und wie Sie die Importfunktion optimal nutzen.
Warum der E-Rechnungsimport in LEADING Job so unkompliziert ist
Das Importieren einer E-Rechnung ist denkbar einfach gestaltet. Sie erhalten die E-Rechnung von Ihrem Lieferanten, meistens im XML-Format, und können diese direkt aus Ihrem Dateisystem in LEADING Job einlesen. Damit der Import reibungslos funktioniert, sollte die E-Rechnung alle wichtigen Informationen enthalten, wie:
- Lieferantenbezeichnung und -adresse
- UID-Nummer des Lieferanten
- Datum und (externe) Nummer der Eingangsrechnung
- Währungscode (z.B. EUR, USD, GBP)
- Gesamtbetrag inkl. Mehrwertsteuer und separater Mehrwertsteuerbetrag
- Optional: Auftragsnummer für automatische Systemverknüpfung
LEADING Job unterstützt das Format XRechnung 3.0.2 UBL
Die Import-Schnittstelle in LEADING Job ist speziell für das Format „XRechnung 3.0.2 UBL" konfiguriert. Details zu den Konfigurationsregeln finden Sie im Handbuch. Dieses Format gewährleistet, dass alle wichtigen Informationen für eine nahtlose Verarbeitung enthalten sind.
Schritt-für-Schritt-Anleitung zum E-Rechnungsimport
- Modul öffnen – Gehen Sie im Modul „Eingangsrechnung" auf den Button „Importiere E-Rechnung".
- Importfenster öffnen – Klicken Sie auf „Importieren" im sich öffnenden Fenster.
- Datei auswählen – Ziehen Sie die gewünschte Datei per Drag & Drop oder wählen Sie diese direkt aus Ihrem Dateisystem.
- Import starten – Klicken Sie auf „Importieren", um den Vorgang zu starten.
- Daten validieren – Nach dem Import wird die Rechnung im Validierungsfenster angezeigt. Fehlende Pflichtdaten müssen gegebenenfalls manuell ergänzt werden.
- Validierung abschließen – Klicken Sie auf „Validierung". Bei erfolgreicher Validierung erscheint eine Bestätigungsmeldung, und die Rechnung ist in LEADING Job verfügbar.
Automatische Verknüpfung mit Lieferantenbestellungen
Eine Besonderheit von LEADING Job ist die automatische Verknüpfung von E-Rechnungen mit Lieferantenbestellungen. Enthält die importierte E-Rechnung eine gültige Bestellnummer, verknüpft das System diese automatisch mit der passenden Bestellung. Dadurch werden die entsprechenden Leistungen übernommen und an die zuständigen MitarbeiterInnen weitergeleitet.
Fehlervermeidung beim Import
Um doppelte Importe zu vermeiden, überprüft LEADING Job automatisch, ob eine Rechnungsnummer im angegebenen Zeitraum bereits importiert wurde. Fehlerhafte Rechnungen können einfach über die „Löschen"-Funktion entfernt werden.
Leistungen hinzufügen
Nach der Validierung können Sie weitere Leistungen aus einer Lieferantenbestellung hinzufügen oder neue Leistungen manuell erstellen, falls diese nicht bereits automatisch übernommen wurden.
Weitere Informationen und Videoanleitung
Für eine detaillierte Anleitung steht Ihnen auch ein Video zur Verfügung, das alle Schritte des E-Rechnungsimports in LEADING Job erklärt.